روال ارسال صورتحساب به سامانه به این صورت است که پس از زده شدن دکمهٔ ارسال ابتدا «در صف ارسال» تدبیر مؤدیان قرار می‌گیرد. پس از رسیدن نوبت ارسال صورتحساب وضعیت آن به «در دست ارسال» تبدیل می‌شود و پس از تحویل به سامانهٔ مؤدیان وضعیت آن به «دردست استعلام» تبدیل می‌شود.
دو وضعیت ابتدایی مربوط به تدبیر مؤدیان است.
روال کار سامانه به این صورت است که پس از دریافت صورتحساب آن را در صف‌های مختلف مثل «در حال پردازش» یا IN_PROGRESS و در حال انتظار یا PENDING قرار می‌دهد تا پس از رسیدن نوبت صورتحساب آن را پردازش کند.
در این وضعیت تدبیر مؤدیان وضعیت صورتحساب را «در دست استعلام» نشان می‌دهد و تلاش می‌کند در پس‌زمینه با استعلام وضعیت صورتحساب از سامانهٔ مؤدیان وضعیت آن را مشخص کند.
در صورتی که همه چیز خوب پیش برود سامانهٔ مودیان پس از مدتی وضعیت نهایی صورتحساب را به صورت «ارسال موفق» یا «دارای خطا» گزارش می‌کند و وضعیت نهایی صورتحساب مشخص می‌شود.
تدبیر مؤدیان در صورتی که وضعیت صورتحساب را به صورت «ارسال موفق» دریافت کند آن را به طور موقت به وضعیت «ارسال موفق (اخیر)» می‌برد تا در کارتابل پیش‌فرض (جاری) نمایش داده شود. پس از اضافه شدن صورتحساب‌های جدید صورتحساب‌های به تازگی ارسال شده را به وضعیت «ارسال موفق» می‌برد تا با خروج از کارتابل جاری آن را خلوت‌تر کند.
در بعضی موارد وضعیت سامانه ممکن است طوری باشد که جواب استعلام‌ها را درست برنگرداند. ممکن است جواب استعلام NOT_FOUND یا «یافت نشد» باشد یا کلاً وضعیتش بعد از استعلام‌های مکرر تغییر نکند. در این وضعیت باید کارپوشه را چک کنید و اگر صورتحساب را آنجا دیدید طبق این راهنما وضعیت صورتحساب را خودتان به صورت دستی تغییر دهید.
به طور کلی پس از ارسال صورتحساب به لحاظ نوع طراحی سامانه ممکن است نهایی شدن وضعیت صورتحساب طول بکشد یا نیاز به بررسی‌های دستی باشد. در این زمینه نرم‌افزارهای مبتنی بر سامانه امکانات اضافه‌ای ندارند و وابسته به پاسخ دریافتی از سامانه هستند. به لحاظ وضعیت ناپایدار سامانه دریافت پاسخ از سوی آن در وضعیت ناپایدار تصادفی و شانسی است و دریافت وضعیت بعضی صورتحساب‌ها از سوی تدبیر مؤدیان یا نرم‌افزارهای دیگر و عدم دریافت از سوی بعضی دیگر از نرم‌افزارها در حالت کلی نشانهٔ وجود اشکال در این نرم‌افزارها نیست.
تدبیر مؤدیان وضعیتهای اضافه‌ای هم برای مدیریت بهتر صورتحساب‌ها دارد. به عنوان مثال وضعیت «غیر جاری» می‌تواند برای نشان کردن صورتحساب‌ها استفاده شود یا در صورت ویرایش یک صورتحساب دارای وضعیت دارای خطا وضعیت آن به «ویرایش شده پس از ارسال» تغییر می‌کند تا بتوانید آن را از ویرایش‌نشده‌ها تمیز دهید. پس از ارسال به سامانه تا زمانی که وضعیت صورتحساب دارای خطا نشود وضعیت فیلدهای سامانه‌ای به حالت غیر قابل ویرایش تغییر می‌کند تا اشتباه و مغایرت سهوی پیش نیاید. در صورتی که اطمینان دارید می‌بایست صورتحساب را در این وضعیت ویرایش کنید می‌توانید وضعیت آن را به یکی از وضعیتهای غیرقابل ویرایش تغییر دهید و فیلدها را ویرایش کنید.